Digitale Signatur und elektronische Rechnung

Diese Begriffe schwirren in letzter Zeit immer wieder in der Gegend herum. Schließlich leben wir im Internet-Zeitalter. Aber was ist es, und wie funktioniert es? Verwirrung macht sich breit, irgendwie ist dass alles seeehr kompliziert. Oder doch nicht?

Digitale Signatur:
Wichtig ist es mal die beiden Dinge zu trennen. Die digitale Signatur ist nichts weiter als eine offiziell anerkannte Variante Ihrer Unterschrift. Offiziell weil es pro Land eine Registrierungsstelle gibt und Sie sich bei Erhalt Ihrer elektronischen Unterschrift ausweisen müssen. In Österreich ist das die A-Trust . Dort wird gespeichert das dieser bestimmte Code zu Ihnen gehört. Gespeichert kann der Code auf der Bürgerkarte oder der Bankomat, sprich Maestro-Karte werden (sollten Sie noch eine ältere Karte haben können Sie diese derzeit noch gratis bei Ihrem Bankinstitut umtauschen lassen). Der Rest ist einfach: Termin vereinbaren, Ausweis mitnehmen, die Signatur wird auf der Karte gespeichert, Sie wählen einen Pin-Code und fertig. Bei der BA-CA ist das zum Beispiel hier möglich.
Fertig? Halt, etwas brauchen Sie noch: Einen Kartenleser für den PC, mit Tasten für den Pin-Code. Bekommt man in jedem Media-Markt oder Saturn. Anstecken, Software installieren – jetzt funktioniert es.

Jetzt haben Sie Ihre Signatur, was tut man eigentlich damit? Die Möglichkeiten sind jetzt vielfältig, und da kommen wir auch zur elektronischen Rechnung. Zum einen können Sie jetzt beim Online-Banking auf die Tan-Codes verzichten und sich über die Karte und den Pin-Code identifizieren. Zum anderen bietet Maestro auch die Möglichkeit an sich zu registrieren und Karte und Code für die Bezahlung im Internet zu nutzen. Und letztendlich, und da sind wir jetzt beim 2. Thema heute, können Sie die Signatur als, ja eben, als Unterschrift verwenden.
Um zum Beispiel sicherzustellen das ein Mail wirklich von Ihnen ist. Der Empfänger hat dann aufgrund des Mailanhangs die Möglichkeit zu überprüfen ob Sie wirklich der Absender sind. Das Mailprogramm fragt dazu einfach bei der A-Trust nach und bekommt von dort die Bestätigung.
Außerdem kann damit auch überprüft werden ob die Mitteilung nicht unterwegs verändert worden ist.

Elektronische Rechnung:
Noch wichtiger ist dass wenn Sie elektronische Rechnungen versenden wollen. Weil ein per Mail verschicktes Word oder PDF-Dokument ist ohne diese Signatur keine gültige Rechnung. Das klingt zwar auf den ersten Blick etwas komisch (wenn ich eine Rechnung ausdrucke und in ein Kuvert stecke ist die ja auch nicht unterschrieben) – der Unterschied liegt aber darin das Word, und auch PDF-Dokumente veränderbar sind. Und genau dass wird mit der elektronischen Signatur zwar nicht verhindert aber nachvollziehbar.
Das bedeutet dass die Finanz ggfs. feststellen kann ob die Rechnung unverändert ist, und ob sie wirklich von mir stammt – mit Rechtsfolgen für den Rechnungsempfänger. Dieser muss daher auch seine Zustimmung dazu geben die Rechnung in elektronischer Form zu bekommen und ist selbst dafür verantwortlich darauf zu achten das die Rechnung auch ordnungsgemäß signiert ist – sonst gilt sie nämlich ganz einfach nicht.

Zusammenfassung:
Ob man auf diesen Zug aufspringen will oder nicht hängt momentan davon ab ob man sich diese Rennereien antun will. Der Vorteil momentan liegt darin das die Kosten relativ gering sind. Das mag sich in Zukunft ändern. Privat bringt es jedenfalls nur beim Onlinebanking und ev. beim shoppen im Internet Vorteile. Für Firmen ist der Kostenfaktor schon besser, vorausgesetzt Ihre Kunden sind mit einer elektronischen Übermittlung einverstanden. Im Vergleich: Schätzungen zufolge kostet eine herkömmliche Rechnung inkl. Arbeitsaufwand und Porto € 16,--, eine elektronische nur € 2,-- (obwohl ich mich nicht für diese Zahlen verbürgen kann, dass habe ich auch nur gelesen). Aber selbst wenn die Spanne nicht so groß ist zahlt es sich auf jeden Fall aus.
take IT easy