Richtig Ordnung halten mit Unterordnern und Dateinamen

Einleitung

Nicht lachen, ich kenne jemanden der immer alles auf dem Computer wieder findet. Er öffnet Word (Link am Desktop) – und klickt sich das richtige von den vier zuletzt geöffneten Dokumenten an. „Briefe“ z.B. enthält alle Briefe die er seit 1992 geschrieben hat – alle in einem Dokument. Wenn er einen bestimmten Brief ausdrucken will druckt er nur die Seite(n), wenn er nur einen Abschnitt versenden will kopiert er ihn nur diesen Teil auf eine Diskette. Seriendruck? Selbe Geschichte, und damit das nicht durcheinander kommt verwendet er dafür nicht Excel sondern Works…..weil dort hat er seine Seriendrucke gespeichert. Eigentlich sehr effektiv. Dadurch braucht er nicht auf der Platte nach einem bestimmten Dokument suchen.

Dass die Suche nach einem bestimmen Brief damit etwas mühsam wird nimmt er in Kauf..ach ja, und trotz wachsender Dateigrößen kommt er immer noch mit einem uralten Computer aus, schließlich, so sagt er, spart er sich ja die ganzen Informationen für die einzelnen Dateien….würden nur die Programmierer von Microsoft auch so denken…..

Gut, kehren wir mal ins Jahr 2004 zurück. Kaum jemand arbeitet so, und normalerweise haben wir auch durch Mails etc. eine ganze Menge unterschiedlicher Dateien. Ordnung halten hat 2 Vorteile: 1. finden Sie Ihre Daten auch wieder, 2. ist es eine gute Grundlage diese Daten auch zu sichern (siehe Sind Sie Sicher#1)

Grundlagen

Dateinamenerweiterungen: Das hinter dem Punkt

Während sich Mac-User darauf verlassen das ihr Computer eine Datei als das erkennt was sie ist hat sich bei Windows das System der Dateinamen-Erweiterung eingebürgert – durchaus mit Vorteilen. Daran kann man auf einen Blick erkennen um was für eine Datei es sich handelt – es sein denn, die Erkennung ist in Windows ausgeschaltet.

Hier sehen Sie verschiedene Dateien. Alles sind Texte – Bücher – aber unterschiedlich abgespeichert (achten Sie auf die Endung, hinter dem Punkt) .rtf steht für Rich text format, .doc ist ein Word-Dokument (hier Zeichen von Open Office Writer vorn), .pdf ist das Adobe Portable Dokument Format, und .htm steht für „Hyper text Makeup“, dem Standard Internet Format nach dem alle Webseiten aufgebaut sind. Und natürlich der Klassiker, .txt, ein universales Format – das aber praktisch keine Formatierungen zulässt. (Bild gab es nur im Originalartikel)

Einschalten – Ausschalten in Windows

a) Alles spielt sich im Windowsexplorer ab, (das ist der mit der Lupe, nicht der Internet-Explorer).

Gehen Sie mal bei Ansicht auf Details, nicht nur Symbole.

Dann in Extras, Ordneroptionen, damit Sie sehen womit Sie es zu tun haben

b) Das Standard - hackerl bei „Dateinamenerweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ weg. Übernehmen. Dann haben Sie eine Ansicht wo Sie alles erkennen, und damit es so bleibt klicken sie am Ende „Wie aktueller Ordner“ – damit wird die Ansicht für alle Ordner gespeichert.

Jetzt können Sie anhand der Endung (.XXX) ablesen was dass überhaupt für eine Datei ist. Heutzutage gebräuchliche Endungen sind:

.doc = (Word) Dokument – Text

txt = reiner Text.rtf = Rich text format, oft im Internet gebrauchter formatierter Text ohne Aufwand

pdf = Portable Document Format – eigentlich ein fürs drucken aufbereiteter Text

htm(l) = Webseite

dot = Wordvorlage

xls = Excel-datei

xlt = Excel Vorlage

pps, .ppt = PowerPoint Show/PowerPoint Datei

mdb =Access Datenbank

bmp = Bitmap Datei – Bilder in der grundsätzlichen Auflösung

tif(f) = tagged image format – Bild, mehr oder wenig komprimiert, mit Zusatzinfo

jpg .jpeg = komprimiertes Bild, kein leerer Hintergrund möglich

gif = im Internet gebräuchliches Bildformat, auf 256 Farben reduziert, leere Hintergründe möglich

png = auch ein Bildformat von Adobe, fürs Internet, keine Ahnung was daran besonders ist

wav = unkomprimierte Musikdatei

mp3 = ca. 10:1 komprimierte Musikdatei – auf diesem Sektor tut sich noch einiges

vob = DVD-Videodatei

avi = Audio-Video Interlace – Videodatei mit Bild und Ton verschmolzen, fast neuer Standard

dat = Datendatei, meist von irgendeinem Programm

log = Logfile

wma = Windows Media audio

wmv = Windows Media video – beides gebräuchliche Windowsformate

Dies ist natürlich nur ein kleiner Auszug - alle Dateiendungen mit denen ein Benutzer heutzutage zu tun hat. Die meisten Programme haben ihre eigenen, spezifischen Endungen. Wer mehr darüber wissen will klickt am besten hier:

http://www.pchilfe.org/dateiend.htm

Aus damit, jetzt wissen Sie was Sie haben ..gehen wir weiter zu Ordnern

Arbeitsplatz

Jetzt haben Sie die kleinste Einheit am Computer kennen gelernt – hier kommen wir zur Größten:

Jeder Windows PC teilt sich mal in die vorhanden Laufwerke und, so vorhanden, die darauf befindlichen Partitionen (C:, D:, F: sind sind eine physische Festplatte, F: eine Zweite, dann kommen die CD + DVD Laufwerke, ein Ziplaufwerk und eine Wechselfestplatte, und am Anfang steht klassisch A: - das Diskettenlaufwerk.

(Bemerkung am Rande: Je größer die Festplatte desto mehr geht beim Einrichten des Dateisystems verloren. Die oben zu sehende F: läuft im Handel als 120 GB Festplatte, C,D,E als 160 GB Festplatte, die Wechselplatte mit 55,8 eigentlich als 60 GB – nicht wundern, das ist normal)

Normal, wenn Sie nicht ein Freak wie ich sind, ist: A: Diskette C: Hauptfestplatte D: DVD/CD Laufwerk. B: wird von Microsoft immer noch für ein eventuelles 2. Diskettenlaufwerk oder Zip freigehalten – warum auch immer?, fragen Sie mich nicht.

Auf jedem dieser Laufwerke lassen sich jetzt beliebig viele Ordner einrichten. Entsprechend Ihren Ansprüchen sollten Sie (lesen Sie auch Sind Sie Sicher #1) in den Eigenen Dateien, die hoffentlich schon auf D: liegen, neue Ordner anlegen.

Eigene Bilder (wird von Windows schon vorgegeben)

Word

Excel

Powerpoint

Download

E-Books

Buxti humpfi zumpfi etc…….was ihnen halt sonst noch einfällt

Gerade bei Photos oder Musik (ev. Videos) tendiert man aber dazu Massen!! von Daten anzusammeln – wenn Sie digital photographieren wissen Sie das. Dann kommt man mit einem einfachen Eigene Bilder-Ordner bald nicht mehr durch. – Oder das Chaos ist sicher.

Die Lösung: Unterordner

Ordnernamen mit System

Ich will Ihnen hier nicht wirklich dreinreden, aber: Zahlen gehen Windows vor Buchstaben. Und Windows listet Zahlen aufsteigend, d.h. 19.05.2004 ist eigentlich 19052004, und das kommt weit vor 20040519 – abgesehen davon das Sie in Ihren Datei- und Ordnernamen keine Punkte verwenden sollen weil das eben das oben angeführte System der Dateinamenerweiterung durcheinander bringt. (Abstände sind erlaubt, nutzen Sie, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, eher das: 2004-05-19….)

Dieser Punkt gilt für alles: Bilder, Excel, Word-Dokumente…Sie haben doch schon oft im Explorer hinter dem Dokument eine Datums/Zeitangabe gesehen? Diese bezieht sich aber nur darauf wann die Datei zuletzt geändert wurde…

Also: um Ordnung zu schaffen: führen Sie a) Unterordner ein b) benennen Sie diese eindeutig nach Datum (oder bei Musik/Video – nach dem Interpreten)

Und um gleich bei Musik zu bleiben: weitere Unterordner nach Album könnten nicht schaden….

Dateinamen mit System

Bei den einzelnen Dateien gilt die gleiche Konvention….und hier sollten Sie darauf schauen das der Dateiname eindeutig ist. Gerade bei digitaler Photographie ergibt sich das Problem das die Kamera eindeutige Namen vergibt – solange der Chip nicht gewechselt wird. Beispiel: Sie photographieren den Geburtstag einer Freundin.

Kamera benennt: P1001001

P1001002

P1001003….

Chip-Wechsel P1001001

P1001002……

Wenn Sie jetzt – so wie es sinnvoll wäre alle Bilder in einen Ordner auf dem Computer speichern wollen passiert folgendes:

Entweder ist Ihre Software intelligent genug um das zweite P1001001 – Bild als Kopie abzuspeichern. Eher wahrscheinlich gibt Ihr Computer die Frage aus:

„Überschreiben Ja/Nein“. Und jetzt klicken Sie ja nicht auf „Ja“.

Was tun? Irgendwie müssen Sie zu einem eindeutigen Dateinamen kommen. Auch die Möglichkeit dass Ihre Kamera diesen Namen aus dem Datum und einer laufenden Nummer zusammensetzt hilft da nicht viel.

Ihre Kamera nimmt auch noch die Uhrzeit dazu…eher selten

a) Sie benutzen ein File-Renaming Tool (viel besser). Hier möchte ich Sie auf unsere Software-Liste verweisen.

b) Und damit machen Sie am Besten folgendes: Datum (2004 08 29) 04-08-29-[lfd.Nr.].jpg, wobei Sie die laufende Nummer auf 3 Stellen einstellen.

c) Warum die Abstände: es ist leichter zu lesen

Warum dass? Weil sonst das 2. Photo = 0408291 zwischen 0408299 und 04082910 rutscht…..und 0408292 zwischen 04082919 und 04082920…weil Windows auch die kürzeren Ziffern höher bewertet…..

Und das .jpg sollten Sie auch nicht vergessen, weil (siehe ganz oben) – Windows orientiert sich auch daran.

Also, um Zusammenzufassen: Wir haben hier die Eigenen Dateien(nicht sichtbar) Unterordner Eigene Bilder (nicht sichtbar) Unterordner 20040627 Erste Schwammerl, und darin 25 Bilder, mit 040627lfdNr.jpg….

Schön, ordentlich, für die meisten Bedürfnisse ausreichend.

Die Krönung ist (abgesehen von einer händischen Nachbearbeitung der Photos, was bei digitaler Photographie genauso angebracht ist wie bei analoger) eine Angabe des Inhalts. Das kann Ihnen allerdings kein Programm abnehmen, das müssen Sie, nach allen obigen Schritten, schon selber machen.

Gleiche Geschichte, nur mit Text dazu: einfach langsam 2x anklicken im Ordner und eingeben…aber nicht die .jpg löschen….

Und für die Chaoten unter uns: Es gibt auch ein Tool namens Google Desktop Search. Dieses listet einfach ständig auf was sich auf Ihrem Computer abspielt und bietet eine Suchfunktion dafür an…egal wo sie die Daten abgespeichert haben. Allerdings hilft ihnen das nichts wenn sie nicht die einzelnen Dateien richtig, also eindeutig und sprechend, abgespeichert haben. Anm: 2005-08-31: Das bremst allerdings den PC